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Das ändert sich für den Gastronomen ab 2020 mit der neuen Kassensicherungsverordnung

Alles was ihr über die neue Kassensicherungsverordnung wissen solltet

Andreas Jonderko, Geschäftsführer der gastronovi GmbH, beantwortet die wichtigsten Fragen zur Kassen-Fiskalisierung 2020.

Was sehen die wesentlichen Neuerungen der Kassensicherungsverordnung vor?
Das deutsche Bundesministerium der Finanzen (BMF) führt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zur Bestimmung elektronischer Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme ein. Sie legt fest, dass bis zum 01.01.2020 alle Registrierkassen in Deutschland mit einem Manipulationsschutz versehen werden. Diese nennt sich TSE (Technische Sicherheitseinrichtung). Sie sorgt dafür, dass alle getätigten Kasseneingaben protokolliert werden. Die KassenSichV regelt also die Anforderungen an digitale Kassensysteme und deren Führung. Diese Daten muss der Gastronom bei einer Betriebsprüfung oder einer Kassen-Nachschau über eine einheitliche digitale Schnittstelle zur Verfügung stellen. Neben der Kassensicherungsverordnung treten noch zwei weitere Neuerungen in Kraft: Die Kassenmeldepflicht und die Belegausgabepflicht, die der Gastronom befolgen muss.

Was verbirgt sich hinter der Technischen Sicherheitseinrichtung?
Das Sicherheitsmodul stellt die Basis der Sicherungseinrichtung dar. Sie erstellt für jeden Kassenvorgang eine digitale Signatur und speichert diese verschlüsselt ab. Da ausnahmslos jeder Vorgang signiert wird, können Änderungen, Lücken und somit eine mögliche Manipulation der Aufzeichnungen leichter festgestellt werden. Selbstverständlich sind auch weiterhin Stornierungen möglich, diese werden aber wie alle anderen Vorgänge auch lückenlos protokolliert.

Worauf muss der Gastronom achten, wenn er bereits eine Kasse bzw. Kassensystem besitzt?
Alle digitalen Registrierkassen sowie Systeme zur Sicherung, Aufzeichnung und Abrechnung müssen ab dem 1. Januar 2020 über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Die bestehenden Kassensysteme müssen also entweder aufgerüstet oder ersetzt werden. Spätestens jetzt muss sich der Gastronom mit seiner Kasse auseinandersetzen. Nicht nachrüstbare Kassen dürfen übergangsweise bis 2022 weiter genutzt werden.

Und wie sieht die Umsetzung in der Praxis aus?
Bei der Umsetzung in der Praxis herrscht bei vielen Gastronomen immer noch große Unsicherheit. Unser Ziel bei gastronovi ist natürlich, dass wir dem Gastronomen die Umsetzung so einfach wie möglich machen möchten. Grundsätzlich hat der Gastronom die Wahl zwischen einer Hardware- und einer Cloud-TSE. Für die meisten Gastronomie-Betriebe empfiehlt sich jedoch unserer Meinung nach eine Cloud-TSE, denn hier benötigt der Gastronom keine zusätzliche Hardware und die Aktivierung kann per Mausklick geschehen - den Rest übernimmt gastronovi.

Ein weiterer Bereich, der Erklärungsbedarf erfordert, ist die Belegausgabepflicht. Wir empfehlen, dass Gastronomen ihr Servicepersonal dahingehend schulen, dass sie verpflichtet sind, jeden Gast zu fragen, ob dieser einen Beleg haben möchte. Anders als in Österreich herrscht in Deutschland keine Belegmitnahmepflicht seitens des Gastes, sodass eine einfache Nachfrage an den Gast ausreichend ist, selbst wenn dieser keinen Beleg möchte. Zudem besteht für einige Konzepte wie zum Beispiel Foodtrucks die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen.

Muss der Gastronom sein Kassensystem beim Finanzamt anmelden?
Alle elektronischen Kassen müssen über eine Seriennummer verfügen, diese muss laut Verordnung spätestens beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden, wenn die Kasse in Betrieb geht. Dabei ist sowohl die Art als auch die Anzahl der Kassen meldepflichtig. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, macht sich strafbar. Sollte eine Kasse außer Betrieb genommen werden, ist dies ebenfalls dem Finanzamt zu melden. Im neuesten Schreiben des BMF wird allerdings darauf verwiesen, dass die Finanzbehörden an einer elektronischen Möglichkeit zur Meldung der Kasse arbeiten und solange diese Möglichkeit nicht besteht, von einer Meldung abzusehen ist.

Können fehlerhafte Buchungen auch künftig noch geändert werden?
Ja. Doch Achtung: Jede Korrektur ist zeitnah so vorzunehmen, dass das Finanzamt diese Änderung nachvollziehen kann. Auch wenn die TSE eine strenge Speicherung von Daten befolgt, kann eine fehlerhafte Buchung korrigiert werden, ohne dass dies sofort als Manipulationsversuch gewertet wird.

Welche Angaben muss ein Kassenbeleg aufweisen?
Zu allen Geschäftsvorfällen muss ein Beleg ausgestellt und ausgehändigt werden, entweder in elektronischer oder digitaler Form. Durch die Belegpflicht sollen nachträgliche Stornierungen eingedämmt werden. Der Beleg muss den Namen und die vollständige Anschrift des Betriebes enthalten. Neben dem Datum und der Uhrzeit, muss der gelieferte Umfang sowie sonstige Leistungen abgebildet werden. Genauso aufgezeigt werden muss das Entgelt und der darauf anfallende Steuerbetrag. Pflicht ist die Ausweisung der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems. Diese erforderlichen Angaben werden von gastronovi so hinterlegt, dass die Bons automatisch alle benötigten Daten ausweisen. Für den Gastronomen besteht kein Mehraufwand. Ebenfalls wird gastronovi einen QR-Code auf die Belege drucken, der eine Prüfung erleichtert und so zu weniger Aufwand bei Prüfern und Gastronomen führt.

Was muss der Gastronom tun, wenn die TSE ausfällt?
Sollte die TSE ausfallen, müssen die Ausfallzeiten und der Grund des Ausfalles vom Gastronomen dokumentiert werden. Der Gastronom ist verpflichtet, das Problem unverzüglich zu beheben. Zu beachten ist außerdem, dass die Belegausgabepflicht § 146a Avs. 2AO nur entfällt, wenn das Aufzeichnungssystem ganz ausfällt.

Doch auch im Falle eines TSE-Ausfalls kann der Gastronom normal und konform weiterarbeiten. In der Praxis bedeutet dies bei der Nutzung der Cloud-TSE-Lösung: Sollte die Cloud-TSE einmal nicht erreichbar sein, wird dies zuverlässig von gastronovi dokumentiert. Bei jedem Vorgang wird erneut geprüft, ob die TSE wieder erreichbar ist. Wenn dem so ist, wird ab diesem Zeitpunkt wieder normal weiter signiert. Auch hier muss der Gastronom keine zusätzliche Arbeit investieren.

Falls die Hardware-TSE ausfallen sollte, muss der Gastronom prüfen, ob der entsprechende Drucker oder das TSE-Modul ggf. defekt oder nicht richtig angeschlossen ist, und dann umgehend Maßnahmen ergreifen, um die Störfaktoren zu beheben.

Welche Auswirkung hat die neue Verordnung auf die Kassen-Nachschau?
Das Finanzamt kann bereits seit dem 1. Januar 2018 Kassenkontrollen durchführen, ohne diese vorher anzukündigen. Daher ist für den Gastronomen eine nachvollziehbare und lückenlose Dokumentation aller Vorgänge von elementarer Bedeutung. Die Software von gastronovi hilft, die Daten unkompliziert und übersichtlich bereitzustellen.

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Quelle: Lottmann GbR

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